頻度は大事

長いだけが会議じゃない

最近は働き方改革という文脈の中で、リモートワークが脚光を浴びています。なるほど、ペーパレスの仕組みを構築してしまえば、あとは個人情報の漏洩対策などをしっかりすればリモートワークができます。これまでは、子供を保育所に預けられないとき（子供が病気をしたなど）や、親の介護で勤められなかった人が戦力となる仕組みを公私くできそうですね。

こういったリモートワークの良さがある半面、人は、物理的な距離を置くことでまさに心が離れることがある、という研究もあります。つまり、生産性が非常に悪化する、という事です。そこで、Googleは「出社を推奨」するようになったと言います。

そう考えたとき、社内の、特に同じ仕事をこなすチームにおいては頻繁に顔を合わせ、会話を交わすことがとても重要になってきます。物理的に難しい場合は別として、短い時間で行うミーティングというのが、会社の潤滑油として結構大事になってくるのではないかと思います。

毎日の15分以内のミーティング

実は、ベンチャー企業において、毎日のようにミーティングしている会社はけっこうあるようです。ミーティングと言っても、大袈裟な会議ではありません。毎朝の朝礼のなかだったり、コーヒーを入れてちょっとした雑談をしながらだったり、逆にお昼をチームで一緒にとるようにしていたり、形態は様々ですが、15分以内の軽いミーティングを毎日やるそうです。

そこでやることはだいたい決まっていて、たいていは、今日やること、現在の進捗、解決すべき課題、といったことをそれぞれが報告し、意見を交わすという程度の内容だと言います。

たったその程度の事であっても、顔を合わせて意見を交わすことで、親密度は高まります。社風を作るうえでもかなり有効と言えそうです。

毎日、毎週、毎月、四半期ごと

形式よりも実利を重視

ときおり見かける中小企業の会議において、やたらと資料の準備に時間をかけたり、議事録を凝りすぎていたり、という事があります。もちろん、しっかりやることは大事だと思いますが、ちょっと振り返ってみて「これをもう少し簡素化したら効果はおちるか？」という事を検証してみてはいかがでしょうか？

中小企業の軽やかさを失いたくはないものです。必要なことは徹底的にやるべきでしょうが、形だけのものであるなら早いうちにやめてしまいましょう。例えば議事録などは、「誰が、何を、いつまでに、どうする」というのがわかれば十分ではないかと思います。そういった一覧を作って議事録にかえるという事で、随分と労働時間の削減になるのではないかと思うのですがいかがでしょうか。

小さい単位から大きい単位で

毎日の小さなミーティングは、あくまで実務レベル、戦術レベルの話と考えられます。次はもう少し大きなチームで、毎週のミーティングが必要になるかもしれません。その場合は、毎日のミーティング結果を持ち寄るような形になるでしょうし、もう一つは、社内のKPIに関しての議論になるかもしれません。

この時に気を付けたいのが、こういったミーティングの場が「公開処刑の場」にならないようにしたいもの。公開処刑の場になってしまうと、その場で意見はどんどん出にくくなります。

さらに資料はより凝ったものになりがち。つまり、一人の人を責めるために、会社全体がたくさんのリソースを費やすことになってしまいます。気を付けたいところですね。

過去よりも未来

さらに大事なのは、過去を振り返ることに一定以上の労力を割かないことです。多くの会議は過去をベースに行われますが、大事なのは未来にどんな結果を作るかです。そこを忘れずに実行していきたいな、と思います。