もう文字である必要はない！？

スマホで簡単社内マニュアル

かつて、社内マニュアルと言えば、ちゃんとした文章にして印刷して、冊子にしてという面倒くささがあったかと思います。そういったマニュアル作成も、少しずつ変わってきているように思います。例えば弊社では最近まで、エクセルに細分化して都度記入するように事務社員さんにお願いしています。彼らには、「いつでも休むことができるように情報共有を」と言っておくとそれなりに積極的にやってくれています。ただこれでもいいのですが、現在は写真を使っています。何かをするときにワンステップずつ写真を撮ります。それを順番に張り付けておけばマニュアルの完成。案外文字で書くよりわかりやすいと思われます。

OJTを動画で残す

これはこれからのちゃれんじですが、OJTの様子をそのまま動画で残すということも検討しています。決して難しいことをしなくとも、スマートフォンでOJTの様子を撮影します。そのデータを例えばYouTubeにアップして、「限定公開」にしておくとURLを知っている人しか見れない状態になります。やることはたったこれだけ。もちろん、YouTubeという借り物のプラットフォームはいつ何があるかはわかりませんので、バックアップを取るなり、保管方法を考える必要はあるかもしれませんが、取り急ぎは何とかなります。

こうすれば、あえてマニュアルを作ろう！というモチベーションは不要となりますので、かなり気分的に楽になります。中小企業の場合、余剰人員などいりませんから、できるだけシンプルにマニュアルを作りたいところです。そんなニーズに応えるのが、身近なテクノロジーと言えそうです。

教えることで学ぶ

新人こそがプロジェクトリーダーに！？

こういったプロジェクトを任せるのは、社内を知り尽くしたベテラン社員がいいのでしょうか？　案外、まだ何も知らない新人こそが適役なのかもしれない、と私は思っています。まったくの素人が、その感性を生かして先輩に聞く。これを記録として残すわけです。だから次の新人さんにとっても、痒い所に手が届く内容になる確率は高そうです。また、新人さんもそうやって社内でいろんな先輩とコミュニケーションをとることで、職場に慣れていくというメリットもありそうです。また、自分が人に教えるという感覚を持ちながら学ぶと、学びは非常に深まります。そういう意味ではいろんな効果が期待できそうですね。

是非動画マニュアル、チャレンジしてみてください。