あなたの会社に「出張旅費規程」はありますか？
当社では作成していますが、この旅費規程。
作っておくと何かとありがたいことが多いのです。
目次
出張旅費規定とは？
出張旅費規程
出張旅費規定というのは、会社の命により出張する際の旅費に関する扱いを定めた社内規定です。そもそもの出張の定義、旅費の精算方法、出張手当の額や適用範囲などを定めた規定です。
出張旅費規程のメリット
出張の多い企業などでは、いちいち出張の旅に経費精算をしていれば、経理の負担はかなり大きくなります。そういったものを例えば定額支給するような定めを作ったりすることで簡素化できます。
たとえば、社長の場合の宿泊がある出張では1泊ホテル代は2万円。
他の役員なら1.5万円・・・などといったように決められた金額を支給することでホテルの予約は出張者にゆだねる（高すぎれば残りは自己負担、安いホテルであれば差額は本人が受け取ることが可能）ということで、管理を簡素化したりできます。
交通費についても、たとえば社長は新幹線のグリーン料金、一般社員は普通料金といった風に定めておくと、安いチケットを見つけた社員は差額を自分で受け取ることが可能になります。
出張旅費・出張手当の税務上の取扱い
出張手当は非課税
出張に際しては、出張時の食事や雑費など、一般の勤務とは違った費用が必要となる事があります。こういったものを一つ一つ精算するのも一つの方法ですが、これらをひとくくりにして出張手当として支払う方法があります。
この場合予め出張旅費規程に日当を定め（役職などに応じて社会通念上、高すぎない金額）ることで、出張一日あたりの日当を支給することができます。この場合、支払う会社は損金として扱うことができ、受け取る従業員としては所得税の対象から外れます。
出張の多い経営者は年度初めに出張計画を立てる！？
ある経営者は、もともと出張が多く、年間の半分近くを地元以外の地で過ごしています。すると例えば、社長の出張日当を1万円としていたとすると、年間で150万円にもなってしまいます。出張旅費規程を厳格に適用すると、日当がかなりの額になってしまいます。かといって、日当を受け取ったり、受け取らなかったり、というのは利益調整とみられる可能性があります。
そこで、出張計画を年度初めにたてていいるそうです。そうすると支給される日当の総額がある程度わかります。これをもとに、自分の役員報酬を決めているとのことで、出張日当の割合が増えると、会社としては損金算入額が増え、結果として会社の節税にもなった、と喜んでおられたケースがありました。
運用は厳格に
税務上のメリットもありますが運用が大事
旅費規程は税務上のメリットがあるがゆえに、運用の厳格性が求められます。たとえば、日当を払ったり、払わなかったりというのはNGです。また、社長だけがこの制度を使っているというのもあまり望ましくありません。規定に則って、他の社員もきちんと運用する必要があります。
また、帳票についてもしっかりと記録を残し、可能であれば現地に赴いた（つまりから出張でない）証拠を残すことが大事です。（例えば現地で飲食した際の領収書など）
こういった運用上の厳格さが求められますが、社内の経費精算を簡素化する出張旅費規程、もしないのであれば検討されるとよいかもしれません。
