エクセル上のカナや数字が混在したデータをセルに分割したいとき~住所や車両管理のデータ管理に役立つ

エクセルデータは時として扱いにくい

顧客管理における不都合

私共の顧客データベースは、主にメーカーである保険会社が提供するシステムで常に更新され、保たれています。しかし残念ながら、このデータの構造があまり使い勝手がよくないのです。

私たち保険代理店の仕事は、お客様は個人も法人も混在しています。
それが保険会社のデータをエクセルでダウンロードすると、このすべてのパターンが一つのセルに入っています。

日本 太郎
ワールド株式会社 代表取締役 日本 太郎
一杯飲み屋 にっぽん 日本 太郎

これ、たとえば住所ラベルを印刷したりするとき、けっこう形が崩れたりして美しくありません。

自動車の登録番号

また厄介なものの一つに、自動車のプレートナンバーのデータがあります。これらは

なにわ400あ1111
大阪400い2222
泉400う3333

といったデータが一つのセルに入っています。
だから例えば、管轄地ごとに分けたいと思ってもいまいち上手くいきませんし、スペースなどの区切りも入っていないので、データを整理しにくいのです。

エクセルの「フラッシュフィル」

法則性を検知し自動入力する機能

いままでこういったデータの扱いには苦労していたのですが、Excel2013以降には素晴らしい機能が搭載されています。それが、フラッシュフィルという機能。サンプルの値を入力すると、他のセルの法則性を検知し、自動入力してくれる機能です。

百聞は一見に如かず。とにかく見ていただくのが一番なので、短い動画で確認してみてください。

ヒントとなる単語を入力し、「データ」のタブにある「フラッシュフィル」のアイコンをクリックするだけです。

他にも例えば、郵便番号や電話番号で「-」が入っていない状態のデータがあったとした場合、サンプルとして-を入れたデータを入力すると同じように繰り返してくれます。たとえば、元のデータが560000だとして、サンプルとして560-0000と打つと、それ以降も全部同じ部分にハイフンを入れてくれます。

色々と活用方法はあると思いますので、試してみてください。

良かったらご利用ください。

以下は、Microsoftの公式なヘルプです。

Excel でフラッシュ フィルを使用する

Gerd AltmannによるPixabayからの画像

人気記事

レンタルスペース

レンタルスペース

会社案内

会社案内

メルマガ登録

メルマガ・旬の経営情報
ページの先頭へ戻る