エクセルデータは時として扱いにくい
顧客管理における不都合
私共の顧客データベースは、主にメーカーである保険会社が提供するシステムで常に更新され、保たれています。しかし残念ながら、このデータの構造があまり使い勝手がよくないのです。
私たち保険代理店の仕事は、お客様は個人も法人も混在しています。
それが保険会社のデータをエクセルでダウンロードすると、このすべてのパターンが一つのセルに入っています。
日本 太郎
ワールド株式会社 代表取締役 日本 太郎
一杯飲み屋 にっぽん 日本 太郎
これ、たとえば住所ラベルを印刷したりするとき、けっこう形が崩れたりして美しくありません。
自動車の登録番号
また厄介なものの一つに、自動車のプレートナンバーのデータがあります。これらは
なにわ４００あ１１１１
大阪４００い２２２２
泉４００う３３３３
といったデータが一つのセルに入っています。
だから例えば、管轄地ごとに分けたいと思ってもいまいち上手くいきませんし、スペースなどの区切りも入っていないので、データを整理しにくいのです。
エクセルの「フラッシュフィル」
法則性を検知し自動入力する機能
いままでこういったデータの扱いには苦労していたのですが、Excel2013以降には素晴らしい機能が搭載されています。それが、フラッシュフィルという機能。サンプルの値を入力すると、他のセルの法則性を検知し、自動入力してくれる機能です。
百聞は一見に如かず。とにかく見ていただくのが一番なので、短い動画で確認してみてください。
ヒントとなる単語を入力し、「データ」のタブにある「フラッシュフィル」のアイコンをクリックするだけです。
他にも例えば、郵便番号や電話番号で「-」が入っていない状態のデータがあったとした場合、サンプルとして-を入れたデータを入力すると同じように繰り返してくれます。たとえば、元のデータが560000だとして、サンプルとして560-0000と打つと、それ以降も全部同じ部分にハイフンを入れてくれます。
色々と活用方法はあると思いますので、試してみてください。
良かったらご利用ください。
以下は、Microsoftの公式なヘルプです。
